Bij Francis op kantoor

Een goede coach voor hardnekkige rommelkonten

Francis heeft Natacha ingeschakeld voor haar bedrijf, om de administratie en planning van haar praktijk beter te organiseren.

Wat was je situatie voordat Natacha kwam?
Ik had een mailbox met 40.000 ongelezen berichten van jaren, waardoor ik regelmatig belangrijke mails van cliënten miste en ik totaal geen overzicht had.
Daarnaast had ik wel een papieren agenda voor mijn cliënt-afspraken, maar geen gestructureerde planning voor andere activiteiten en taakjes. Nou ja, losse briefjes die ik steeds kwijtraakte. Daardoor had ik een enorme to do lijst, waar ik nooit door kwam en die ik niet goed kon overzien.
En als ik me dan iets had voorgenomen te doen en het was bijvoorbeeld mooi weer, dan liet ik het weer liggen en vergat ik weer wat ik ook alweer van plan was.
Daardoor liep ik achter de feiten aan en voelde ik altijd dat ik nog iets moest doen. Ik was nooit echt helemaal vrij.

En toen kwam Natacha, wat gebeurde er toen?
We zijn begonnen met mijn mailbox. We hebben me eerst afgemeld bij 100.000 nieuwsbrieven waar ik lid van was. We brachten een handige structuur aan in mijn mappen en ze leerde me een systeem zodat ik mijn inbox makkelijk leeg kon houden.
Dat levert meteen zo’n euforisch gevoel op als er niets in staat. Wauw!
Ik begin nu ook de dag met mijn mails wegwerken. Dat geeft rust en ook de bevrediging van een taak echt af te hebben. De beloning is direct voelbaar.

Dat was je mailbox, en verder?
Natacha heeft me ook een fijn systeem aangeleerd om mijn taken bij te houden en in te plannen. Daardoor raken er geen taken meer van mijn radar en kan ik makkelijk herplannen mocht ik er niet aan toe zijn gekomen.
Wat heb je hierbij vooral van Natacha geleerd?
Ik had Natacha echt nodig, om taken realistisch te leren plannen. Ik was veel te optimistisch, en plande te weinig tijd voor teveel taken. Die kwamen dan niet af, waardoor mijn werk nooit klaar was en de boel weer verslonsde. Of ik dacht: “Mijn taken komen toch niet af, dit is onbegonnen werk”.
Dus dit doseren van taken werkt veel beter.
Daarnaast plan ik in mijn agenda nu tijd in voor het afwerken van mijn taken. Dat deed ik eerder niet. Nu kan ik mijn taken dus ook daadwerkelijk uitvoeren.
En ik gebruik nu een app om mijn taken bij te houden, dus ik raak geen briefjes meer kwijt. Dat geeft ook veel rust. En dat de app een compliment geeft als ik mijn dagtaken af heb klinkt misschien kinderachtig, maar dat werkt echt enorm goed voor me 😊.

Wat vind je fijn aan Natacha’s stijl?
Ze kan zich heel goed inleven hoe de dingen voor mij werken en past haar methode daarop aan. Daardoor voelen de handvaten de ze me heeft aangeboden heel natuurlijk. Ik hoefde niet een of andere rigide methode te leren.
Soms bleek dat we toch iets te ambitieuze stappen hadden gemaakt en had ik mijn ‘huiswerk’ niet gedaan. Dan keek Natacha met me mee wat de bottleneck was geweest en paste ze haar advies daarop aan. Dan bleek bijvoorbeeld dat ik toch teveel had gepland, waardoor ik in de weerstand ging tegen mijn app en planning.
Het werkte heel goed om een systeem aan te leren en dan ook nog begeleid te worden bij de uitvoering ervan, zodat ik het me eigen kon maken op een manier die bij mij past. Ik bleef de regie houden.

Nog meer?
Ja, wat ik ook fijn vind is dat Natacha geen oordeel heeft over chaos en rommel. Ze heeft veel geduld om echt te kijken naar de oorzaak van die chaos, wat gebeurt er in mij dat ik de handdoek in de ring gooi.

Nu je zo terugkijkt, wat heeft de samenwerking met Natacha je opgeleverd?
Nou een aantal dingen.
Ten eerste heb ik mijn administratie en belastingaangifte van de afgelopen jaren helemaal op orde. Dat zwaard van Damocles hangt niet meer boven mijn hoofd. Daardoor heb ik meer zicht en grip op mijn bedrijfsresultaat en financiën. Dat geeft enorm veel opluchting en ook trots.
Ook voel ik me nu verantwoordelijker naar mijn eigen bedrijf toe. Ik rommelde er maar wat mee aan. Zolang het financieel haalbaar was, ging het goed. Ik besef nu veel meer dat ik er tijd aan te besteden heb, dat dat noodzaak is en nu heb ik ook een duidelijk systeem om dat mee te doen.
Ik voel ook dat meer gestructureerd werken veel rust geeft. Het geeft meer focus op mijn werk, waardoor ik meer gedaan krijg. Werk was eerder gauw verweven met mijn privétijd, omdat ik een praktijk aan huis heb. Vrije tijd is nu echt vrije tijd.

Zou je Natacha aanraden?
Ja zeker, omdat ze een invoelend persoon is. Ze heeft snel door hoe iemand in elkaar steekt en kan vervolgens de vertaling maken hoe haar methode voor jou kan werken, heel praktisch en haalbaar.
Natacha is een goede coach voor hardnekkige rommelkonten.